Ce protocole média définit les lignes directrices et les procédures applicables à toutes les activités médiatiques liées à la conférence. Il vise à garantir une communication cohérente, à maximiser la couverture médiatique et à préserver l’image professionnelle de l’événement tout en protégeant les intérêts de tous les participants.
1. Accréditation des médias
1.1. Critères d’éligibilité
L’accréditation est ouverte aux journalistes, photographes, vidéastes et autres professionnels des médias représentant des organes de presse reconnus, notamment:
- Publications imprimées et en ligne
- Chaînes de télévision et stations de radio
- Agences de presse
- Publications spécialisées du secteur
1.2. Procédure de candidature
Tous les représentants des médias doivent compléter le processus d’accréditation:
- Remplir le formulaire d’accréditation média en ligne
- Fournir une preuve d’affiliation médiatique (carte de presse, lettre de rédaction, etc.)
- Soumettre une brève description de la couverture prevue
- Accepter les termes et conditions du présent protocole média
1.3. Confirmation de l’accréditation
Les représentants des médias recevront une confirmation de leur statut d’accréditation par e-mail dans un délai de 2 jours ouvrables après la soumission de leur demande. Les médias accrédités recevront:
- Un badge média et un kit d’accréditation
- Un dossier d’information media
- Une invitation aux briefings et événements réservés aux medias
2. Accès des médias
Les médias peuvent enregistrer dans le hall d’accueil et les zones d’exposition immédiatement avant et après les sessions autorisées. Cependant, ils ne doivent pas rester sur le site à d’autres moments, sauf autorisation préalable de l’ICPA pour une interview.
Toutes les demandes d’accès supplémentaire ou d’interviews doivent être adressées directement à Laura Andrite pour examen et autorisation.
3. Directives relatives au contenu
3.1. Photographie et vidéographie
Règles pour la couverture visuelle:
- La photographie et la vidéographie sont autorisées dans toutes les zones publiques, sauf indication contraire
- Les trépieds et équipements volumineux ne doivent pas bloquer les passages, les issues de secours ou le matériel de diffusion en direct
- Les photographes/vidéastes doivent respecter les indications « sans médias » lorsqu’elles sont affichées
- Les opérateurs de caméra doivent utiliser les positions désignées lors des sessions plénières
3.2. Enregistrement et diffusion
Directives pour l’enregistrement audio/vidéo:
- L’enregistrement des sessions n’est pas autorisé et leur diffusion intégrale est interdite sans autorisation
- De courts extraits des interventions sont autorisés à des fins d’actualité
- Les hashtags officiels de la conférence doivent être utilisés pour toute publication sur les réseaux sociaux
- Toute publication doit mentionner les intervenants et la conference
4. Procédures d’interview
4.1. Demandes d’interview
Procédure pour organiser des interviews avec des intervenants, organisateurs ou participants:
- Soumettre les demandes d’interview au Responsable Média au moins 24 heures à l’avance à: [email protected]
- Fournir des détails sur le sujet proposé, la durée et les modalités de publication
- Le Responsable Média coordonnera avec les personnes concernées et confirmera leur disponibilité
- Les demandes de dernière minute seront traitées dans la mesure du possible
5. Matériel média
5.1 Kit média
Contenu disponible dans le kit média numérique:
- Programme et calendrier de la conference
- Communiqués de presse et informations contextuelles
- Logos de la conférence et visuels approuvés (soumis à des directives d’utilisation)
6. Directives relatives aux réseaux sociaux
6.1. Hashtags et comptes officiels
Veuillez utiliser les éléments suivants dans toute couverture sur les réseaux sociaux:
- Hashtag principal: #PDTC2026
- Hashtags secondaires: #ResilientFutures
- Facebook officiel: https://www.facebook.com/icpaadvancing
- Instagram officiel: @icpaadvancing
- LinkedIn officiel: https://www.linkedin.com/company/icpaadvancing/
6.2. Directives pour la couverture en direct
Règles pour la couverture en direct sur les réseaux sociaux:
- Le live-tweet et les publications en direct sont encouragés pour les sessions publiques
- Respecter les indications de « blackout des réseaux sociaux » pour les sessions sensibles
- Attribuer correctement les citations aux intervenants
- Ne pas partager de contenu provenant de sessions « hors enregistrement »
- Identifier les comptes officiels de la conference
7. Matériel post-conférence
Les éléments suivants seront disponibles après la conférence:
- Photos haute résolution de l’événement (sur demande et après approbation)
- Communiqué de presse post-conférence
8. Respect du protocole média
En acceptant l’accréditation média, tous les représentants des médias s’engagent à:
- Respecter intégralement ce protocole media
- Suivre les instructions de l’équipe des relations médias et du personnel de l’événement
- Respecter la vie privée et les droits de tous les participants
- Assurer une couverture fidèle et équitable de la conference
- Reconnaître que toute violation de ce protocole peut entraîner le retrait de l’accréditation media